회의록은 회의나 강연 등의 음성을 보기 쉽게 문서로 만드는 작업을 말합니다.

보통 회의록을 작성하는 목적은 회의내용의 기록보존과 공표 및 반포에 있으며, 이를 통하여 의사공개의 원칙을 구체화하는 것으로서, 비밀회의 내용이라하더라도 특별한 비밀내용 외에는 모두 다 작성하는 것이 원칙입니다.

회의록은 보통 주주총회, 재개발조합, 이사회, 기업의 임원회의, 총회, 강연 등에서 많이 사용됩니다. 특히 재개발조합의 총회나 이사회 같은 회의는 민감한 사안이기에 대부분 회의록을 꼭 작성을 하십니다. 그래야 표결사항이나, 안건의 진행상황이 어떻게 됐는지를 알 수 있고 추후 문제가 발생했을 때 이 회의록이 중요한 역할을 할 수 있습니다.

보통 회의록은 회의현장에 가서 작성을 하는 것이 많습니다만 녹음만 해놓으시고 추후에 속기사에게 맡겨 작업을 하는 경우도 있습니다. 총회나 재개발조합의 회의 같은 경우는 발언자가 많기에 회의현장에서 직접 속기록을 작성하는 것이 효율적입니다. 총회나 이사회의 내용이 너무 길어 다 필요없을 때는 표결내용이나 토의내용만도 작성이 가능합니다.

회의록 작성의 필요성

1. 정책 결정의 책임 소재를 명확히 할 수 있다.
2. 회의 고정과 결론을 명확하게 기록함으로써 집행기관과 참석자 간의 불신을 사전에 예방할 수 있다.
3. 회의록을 작성함으로써 소신있는 발언이나 책임있는 발언을 할 수 있다.
4. 정책결정의 투명성을 확보할 수 있다.